Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Ogon w Ogon spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą pod adresem ul. Grzybowska 87, Concept Tower, 00-844 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001262923, NIP 5273234343, REGON 545599762, kapitał zakładowy 5 000 zł, operator platformy Ogon w Ogon. W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na hello@ogonwogon.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy, po co i na jakiej podstawie

2.1. Konto i logowanie

Adres e-mail, hasło (w postaci zaszyfrowanej, nigdy jawnej), identyfikator konta Google przy rejestracji lub logowaniu przez Google, daty logowań, akceptacje regulaminu i polityki prywatności (data i wersja dokumentu).

Prowadzimy też dziennik bezpieczeństwa konta: zapisujemy datę i godzinę logowania, wylogowania, odświeżenia sesji oraz zmian na koncie, a przy nich identyfikator i adres e-mail konta. Służy to wykrywaniu nieuprawnionego dostępu i wyjaśnianiu zgłoszeń dotyczących bezpieczeństwa konta (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wpisy usuwamy automatycznie po 90 dniach, także po usunięciu konta.

Przy samodzielnej rejestracji dodatkowo weryfikujemy, że konto zakłada człowiek, a nie automat: Twój adres IP i techniczne sygnały przeglądarki przetwarza wtedy zewnętrzny dostawca weryfikacji antybotowej (sekcja 4), a liczba prób rejestracji z jednego adresu jest ograniczona. Nie analizujemy przy tym treści, które wpisujesz.

Cel: założenie i obsługa konta, bezpieczeństwo logowania i rejestracji, ochrona przed masowym zakładaniem kont, dowód zawarcia umowy. Podstawa: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w zabezpieczeniu konta i możliwości wykazania akceptacji regulaminu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.2. Cyfrowa książeczka zdrowia pupila

Dane pupila, które wprowadzasz: imię, gatunek, rasa, data urodzenia, waga, cechy, historia wizyt, szczepień, leków i pomiarów, notatki, dokumenty i zdjęcia, które wgrywasz. Jeśli chcesz, także dane polisy pupila: towarzystwo, wariant, składka, okres ochrony, numer polisy i telefony kontaktowe. Także propozycje wpisów przesłane przez weterynarza przez udostępniony przez Ciebie link (przyjmujesz je lub odrzucasz sam).

Te dane dotyczą zwierzęcia, ale w połączeniu z Twoim kontem stanowią Twoje dane osobowe, dlatego chronimy je tak samo jak dane o Tobie. Cel: prowadzenie Twojej książeczki, w każdym planie, także darmowym. Podstawa: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

2.3. Konfigurator ubezpieczeń

W konfiguratorze odpowiadasz na pytania o pupila i o to, czego oczekujesz od ochrony: gatunek, rasa, wiek, czynniki ryzyka zdrowotnego, zakres, suma i budżet ochrony oraz kod pocztowy, od którego towarzystwa uzależniają wysokość składki. Konfigurator działa bez konta i nie pyta o imię, nazwisko, adres e-mail ani dokładny adres.

Wynik oblicza Twoja przeglądarka. Twoich odpowiedzi nie zapisujemy razem z danymi, które pozwalają Cię zidentyfikować. Link do porównania, który możesz skopiować, przechowuje odpowiedzi w samym adresie strony, po stronie Twojej przeglądarki, a nie na naszych serwerach.

Polisę kupujesz na stronie towarzystwa ubezpieczeń, do którego przechodzisz z konfiguratora. Jeśli towarzystwo to umożliwia, przy przejściu przekazujemy mu Twoje odpowiedzi i wybrany wariant, żeby wypełnić jego formularz i udokumentować analizę Twoich potrzeb. Dane potrzebne do zawarcia umowy podajesz już na stronie towarzystwa, które jest ich administratorem. Od towarzystwa nie otrzymujemy Twoich danych osobowych ani numeru polisy.

2.4. Wiadomości i wsparcie

Treść wiadomości wysłanych przez formularz kontaktowy lub e-mailem, Twój adres e-mail i imię, jeśli je podasz. Cel: odpowiedź na Twoją wiadomość, obsługa reklamacji i żądań dotyczących Twoich danych (sekcja 6). Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a przy reklamacjach i żądaniach dotyczących danych obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Sprawy reklamacji i żądań dotyczących danych przechowujemy dłużej (sekcja 5), żeby w razie sporu wykazać, jak je załatwiliśmy; to nasz prawnie uzasadniony interes w obronie przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.5. Asystent AI i analiza dokumentów (plany płatne i okres próbny)

Treść Twoich rozmów z Asystentem AI oraz dokumenty, które przekazujesz do analizy, wraz z niezbędnym kontekstem książeczki pupila (wyłącznie dane pupila; Twoje imię i e-mail nie są przekazywane do modelu). Zapytania obsługuje zewnętrzny dostawca modeli sztucznej inteligencji (sekcja 4). Dostawca przechowuje treść zapytań do 30 dni, wyłącznie w celach bezpieczeństwa, i nie wykorzystuje jej do trenowania modeli. Dłużej, do 2 lat, może przechowywać tylko zapytania, które jego systemy bezpieczeństwa oznaczą jako naruszające zasady korzystania z usługi. Na zdjęciach dokumentów mogą znaleźć się Twoje dane (np. strona papierowej książeczki zdrowia z danymi opiekuna): prosimy o niewgrywanie takich stron, a model ma polecenie ich nie odczytywać. Cel: działanie funkcji AI w planach płatnych (Standard i Premium) i w okresie próbnym; w planie darmowym nie przetwarzamy tych danych, bo funkcje AI są tam niedostępne. Podstawa: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

2.6. Analityka własna (statystyki serwisu)

Zdarzenia produktowe (np. otwarcie panelu, dodanie wpisu) z pseudonimowym identyfikatorem, skróconym adresem IP i informacją o przeglądarce. Przy każdym zdarzeniu zapisujemy też kod kraju połączenia (np. PL), który dostawca hostingu ustala z adresu IP. Zdarzenia niezbędne technicznie zapisujemy z kodem kraju, ale bez adresu IP i informacji o przeglądarce. Pełny adres IP i pełne dane techniczne przechowujemy krótko i wyłącznie w celach bezpieczeństwa (sekcja 5). Podstawa: zgoda wyrażona w banerze (kategoria analityka, art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zdarzenia niezbędne technicznie: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

2.7. Pomiar skuteczności reklam

Wyłącznie za Twoją zgodą (kategoria marketing w banerze): identyfikatory reklamowe i zdarzenia konwersji przekazywane dostawcom platform reklamowych, których wskazujemy z nazwy w ustawieniach zgód. Bez tej zgody ich narzędzia w ogóle się nie ładują. Cel: pomiar skuteczności reklam. Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą wycofasz w każdej chwili w ustawieniach zgód (sekcja 7).

2.8. Maile od nas

Maile transakcyjne (potwierdzenia, ważne informacje o koncie i płatnościach) wysyłamy w ramach umowy. Maile o starcie i nowościach: wyłącznie jeśli się na nie zapisałeś; w każdej wiadomości jest link do wypisu, a wypis odnotowujemy na trwałej liście wykluczeń, żeby więcej do Ciebie nie pisać. Podstawa: umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) dla transakcyjnych, zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) dla pozostałych, a lista wykluczeń: nasz obowiązek respektowania Twojego sprzeciwu (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).

2.9. Anonimowy wkład analityczny (ważne, przeczytaj)

Prowadzimy zbiorczą, anonimową bazę wiedzy o zdrowiu zwierząt: jakie rasy chorują na co, w jakim wieku, jak przebiegają szczepienia i leczenie. Ta baza pomaga nam budować lepsze funkcje (np. przypomnienia i analizy) oraz opracowywać zbiorcze statystyki, które możemy udostępniać partnerom, w tym zakładom ubezpieczeń, także odpłatnie.

• Do bazy trafia wyłącznie uogólniony obraz pupila: gatunek, rasa, przedział wieku (nie data urodzenia), region (nie adres), kategorie zdarzeń zdrowotnych ze słownika (nie Twoje notatki). Żadnych imion, numerów chip, zdjęć, dokumentów ani treści wpisanych wolnym tekstem.
• Zapis jest nieodwracalnie odłączony od Twojego konta: nie da się z niego odtworzyć, kogo dotyczy. To już nie są dane osobowe w rozumieniu RODO (motyw 26).
• Statystyki udostępniamy na zewnątrz wyłącznie w postaci zagregowanej i tylko wtedy, gdy segment obejmuje odpowiednio wiele zwierząt, żeby wykluczyć rozpoznanie pojedynczego przypadku. Nigdy nie przekazujemy pojedynczych rekordów.
• Gdy usuniesz konto, Twoje dane osobowe i dane Twojego pupila znikają, z wyjątkami opisanymi w sekcji 5. Anonimowy, uogólniony wkład w statystyki pozostaje, bo nie można go już z Tobą powiązać.

Podstawa prawna procesu anonimizacji: nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu statystyk i rozwoju usług (art. 6 ust. 1 lit. f w związku z art. 89 RODO). Masz prawo sprzeciwu (art. 21 RODO): po jego zgłoszeniu przestaniemy zasilać bazę danymi z Twojej książeczki; wkład już zanonimizowany pozostaje, bo nie da się go z Tobą powiązać.

2.10. Płatności za plan

Gdy kupujesz plan płatny, przetwarzamy dane potrzebne do rozliczenia: imię i nazwisko, adres e-mail, wybrany plan i okres rozliczeniowy, kwoty, daty i identyfikatory płatności, status subskrypcji oraz dane do faktury, jeśli o nią poprosisz. Danych karty płatniczej nie otrzymujemy (sekcja 4). Cel: obsługa subskrypcji i płatności cyklicznych, wystawianie dokumentów rozliczeniowych, rozpatrywanie reklamacji i odstąpień od umowy. Podstawa: niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Okres przechowywania podaje sekcja 5.

3. Czy musisz podawać dane

Podanie danych konta i danych niezbędnych do usługi jest warunkiem korzystania z platformy (bez e-maila nie założymy konta). Wszystko inne, w tym zgody analityczne i marketingowe, jest dobrowolne i nie wpływa na dostęp do usług.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Wyniki konfiguratora ubezpieczeń i podpowiedzi AI mają charakter informacyjny; decyzje podejmujesz Ty.

4. Komu powierzamy dane (procesorzy)

Korzystamy z usług podmiotów, które przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia. Poniżej opisujemy je kategoriami, bo narzędzia z czasem wymieniamy, a zakres i cel powierzenia zostają te same. Nazwy konkretnych dostawców podamy Ci na żądanie: napisz na hello@ogonwogon.pl. Masz prawo poznać konkretne podmioty (art. 15 RODO) i to prawo działa niezależnie od tego dokumentu.

Płatności za subskrypcję obsługuje zewnętrzny operator płatności online. Przy płatności przekazujemy mu dane potrzebne do jej realizacji: imię i nazwisko, adres e-mail, kwotę i identyfikator transakcji. Operator nie jest naszym procesorem: dane płacącego przetwarza jako odrębny administrator, na zasadach ze swojej klauzuli informacyjnej. Jego nazwę i dane podajemy w regulaminie (sekcja 9). Danych karty płatniczej nie otrzymujemy; podajesz je bezpośrednio operatorowi.

Jeśli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) albo na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię tych zabezpieczeń przekażemy Ci na żądanie.

Zmiana dostawcy wewnątrz kategorii nie zmienia celu ani podstawy przetwarzania, więc nie wymaga Twojej nowej zgody ani zmiany tej polityki.

Towarzystwa ubezpieczeń nie są naszymi procesorami. Nie przekazujemy im danych, które pozwalają Cię zidentyfikować: dane potrzebne do zawarcia umowy ubezpieczenia podajesz bezpośrednio na stronie towarzystwa, które jest ich administratorem (sekcja 2.3).

5. Jak długo przechowujemy dane

Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy mimo usunięcia konta, bo wymagają tego przepisy o rachunkowości i podatkach (art. 17 ust. 3 lit. b RODO).

6. Twoje prawa

• Dostęp do danych i ich kopia (art. 15): w ustawieniach konta zamówisz paczkę ZIP z kompletem swoich danych (czytelne tabele CSV i pełny plik JSON) oraz z linkami do pobrania dokumentów i zdjęć, ważnymi 24 godziny.
• Sprostowanie (art. 16): dane książeczki edytujesz sam, resztę poprawimy na Twoją prośbę.
• Usunięcie (art. 17): usunięcie konta w ustawieniach kasuje trwale wszystkie Twoje dane i pliki, z wyjątkami opisanymi w sekcji 5 (np. dokumenty rozliczeniowe przez okres wymagany prawem).
• Ograniczenie przetwarzania (art. 18).
• Przenoszenie danych (art. 20): eksport otrzymujesz w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (JSON i CSV).
• Sprzeciw (art. 21) wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie, w tym wobec zasilania anonimowej bazy (sekcja 2.9).
• Wycofanie zgody w każdej chwili (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania): zgody na analitykę i pomiar reklam zmienisz w ustawieniach zgód (sekcja 7), a zgodę na wiadomości e-mail wycofasz odnośnikiem w stopce każdej wiadomości albo pisząc do nas.

Żądania realizujemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 30 dni. Napisz na hello@ogonwogon.pl albo skorzystaj z ustawień konta. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

7. Cookies i zgody

Cookies niezbędne (logowanie, bezpieczeństwo, zapamiętanie Twoich decyzji o zgodach) działają zawsze, bo bez nich platforma nie zadziała. Analityka i marketing są domyślnie wyłączone; włączasz je sam w banerze zgód i możesz zmienić decyzję w każdej chwili. Zarządzaj zgodami. Twoją decyzję zapisujemy wraz z datą, wersją polityki i kodem kraju połączenia, bez adresu IP i danych przeglądarki, i przechowujemy 6 lat od decyzji, żeby móc wykazać, na co się zgodziłeś (art. 7 ust. 1 w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

8. Jak chronimy dane

Połączenia są szyfrowane (HTTPS). Dostęp do danych książeczki ma wyłącznie Twoje konto; egzekwują to reguły dostępu na poziomie bazy danych. Dokumenty i zdjęcia przechowujemy w prywatnych zasobach dostępnych tylko przez krótkotrwałe, podpisane linki. Operacje wrażliwe (udostępnienia, eksport, usunięcie konta) zapisujemy w rejestrze audytowym. Dostęp do danych produkcyjnych ma wyłącznie administrator platformy.

9. Zmiany tej polityki

O każdej istotnej zmianie poinformujemy Cię na platformie lub e-mailem, a na górze dokumentu zawsze znajdziesz datę aktualnej wersji.